Firmaların, sosyal ağları sadece tüketicilere yönelik bir teknoloji olarak gördüğü günler sayılı. Gartner araştırma şirketine göre sosyal ağlar, 2014’e kadar  işyerlerinin % 20’sinde, e-postanın yerini alacak. Önümüzdeki yıllarda  şirketlerin sosyal ağların kullanımını engellemeye çalışmak yerine kendi sosyal ağlarını oluşturmaları ya da Facebook ve Twitter gibi ağlardan daha iyi yararlanmaları bekleniyor.

Gartner’ın yaptığı güncel bir araştırmaya göre sosyal ağlar ve e-posta arasındaki farklar azalmakta. Sosyal ağlar mesajlaşma kapasitelerini geliştirirken, e posta uygulamaları da kontak listeleri oluşturma ve bunları değiştirme gibi özellikler sayesinde   sosyal ağlara yaklaşıyor. Bu bilginin ışığında bu güne kadar sosyal ağlar konusunda bir politika oluşturmaktan kaçınan şirketlerin yakında buna mecbur kalacağı söylenebilir.

Çoğu firmanın çalışanlarının bilgi ve web teknolojileri kullanımlarını düzenleyen politikaları zaten var, ayrıca çalışanların şirket içi ve iş ortaklarına yönelik davranışlarını da düzenleyen kurallar mevcut. Ancak sosyal ağlar, profesyonel hayatla özel hayat arasındaki sınırları belirsiz hale getiriyor. Bu belirsizlik sadece politika yaratma konusunda değil bu politikaları hangi bölümlerin yürüteceği konusunu da karmaşık hale getiriyor. Sosyal medya kullanımı, IT departmanına mı İK’ya mı ait olmalı, yoksa departmanlar arası bir özelliği mi var?

Kısıtlamak mı güvenmek mi?
Sosyal ağlar konusunda kural koymak gerektiğinde akla gelen ilk soru, bu kuralların ne kadar kısıtlayıcı olacağı. Özellikle küçük firmalarda yönetim her konuda kural konması gerekmediğini düşünebilir.
Ancak Accenture yöneticisi Gary Curtis, kuralların bazen yumuşak olması gerektiğine katılsa da, net sınırlar konmasının, hatta bazı yazılımların tamamen engellenmesinin firma ve çalışanları korumak için gerekli olabileceğini söylüyor.  Curtis düşüncesini “İnternette çok büyük miktarda sakıncalı içerik var ve özellikle büyük şirketlerin tüm çalışanlarının buna hassasiyetle yaklaşacağına güvenmesi hata olur.” sözleriyle ifade ediyor.
PricewaterhouseCoopers adlı firmanın 2010 Bilgi Güvenliği anketine göre büyük şirketlerin neredeyse yarısı çalışanlarının internet erişimini kısıtlıyor. 2008 yılında ise firmaların sadece üçte biri bu tür kısıtlamalara gidiyordu.  Kısacası sosyal ağların iş için kullanımı artarken kişisel amaçlarla kullanım şirket politikaları tarafından kontrol ediliyor.

Sosyal ağlar kimin sorunu?
Bir sosyal ağ politikası geliştirmeye karar vermek önemli bir adım, sıradaki adım ise bu politikayı kimin oluşturacağını belirlemek. Geleneksel olarak çalışan davranışlarını biçimlendiren kurallar koymak İnsan Kaynakları departmanının işi. Ancak sosyal ağlar aynı zamanda bir teknoloji meselesi, bu da kural koyma sürecine IT’nin de katılmasını gerektiriyor.
Uzmanlar kuralların belirlenmesi ve özellikle uygulanması sürecine önemli hisse sahiplerinin de katılması gerektiğini düşünüyor.

Eski politikalardan ne kadar faydalanmalı?
Firmalar var olan davranış ve web kullanım kurallarının ihtiyaçlarını büyük ölçüde karşılayacağını düşünse de sosyal ağlar gibi gelişmekte olan alanlara özel ilgi gösterilmesinde fayda var. Ayrıca yeni gelişen alanlar için yeni politikalar oluşturmak dikkatin bu alanlara yönlenmesini sağlayarak farkındalık yaratıyor.

Sorumlulukların belirlenmesi:
Çalışanların sosyal ağlarda ne yapıp ne yapamayacağı konusunda net olmak önemli olsa da bu konuda aşırı detaycı davranmamak gerektiği, uzmanların ortak görüşü. Bu ve benzeri konularda başarılı bir şirket politikasının sırrı, kullanıcıları hareketlerinin sorumluluğunu almaya teşvik  etmek.

Özellikle sosyal ağlarda paylaşımda bulunan her çalışanın, birer şirket sözcüsü olarak hareket ettiklerini, şirket ya da işleri hakkında konuşurken kim olduklarını saklamamaları ve şirket politikasına bağlı kalmaları gerektiğini bilmeleri çok önemli.

Eğitim! Eğitim! Eğitim!
Sosyal medya kontrolünde önemli noktalardan biri de eğitim… İşverenler çalışanların kullandıkları teknolojiler ve bu teknolojilerin iş hayatını nasıl etkilediği konularında bilgilenmek istiyorlar.  Zamanla bu isteğe paralel olarak, hem çalışanlar ve işveren arasındaki şirket içi güveni arttırmaya, hem de sosyal ağ teknolojilerinin iş için kullanılmasına yönelik yeni fikirlerin gelişmesi için gerekli ortam oluşacaktır.

Şirket çalışanlarının çoğunun sosyal medya uygulamalarının kullanımı hakkında bilgi ve tecrübe sahibi olduklarını varsaysak bile, en azında bazı çalışanlar sosyal ağlar konusunda bilgi sahibi olmayabilir. İlk bakışta, kontrol etmeye çalıştığınız bir uygulama hakkında çalışanlara eğitim vermek mantıksız görünse de, şirketin koyacağı politikaların doğru  algılanabilmesi için bütün çalışanların konu hakkında temel bilgiye sahip olması  gerekiyor.

Politikayı uygulamak:
Nihayet bir şirket politikası oluştuğunda nasıl uygulanacağı sorusu ortaya çıkıyor. Şirket politikası, çalışanların  nasıl davranmalarının beklendiğini ortaya koyarken, politikanın  hayata geçirilmesi ve uygulanıp uygulanmadığının kontrolü daha zor. Çalışanların politikanın ihlal edildiğini bildirmesi beklenebilir, ancak politika ihlallerini tespit etmek için aktif olarak araştırma yapmak özel hayatın korunması konusundaki yasaların ihlali anlamına geleceğinden bu konuda çok dikkatli adım atılmasında fayda var.

Çeviren: Emre ÇEVİKOL
Kaynak: http://www.silicon.com/